Crear Formularios (para tontos) (I)

Quiero precisar que lo de ‘para tontos’ es porque voy a tratar el tema de cómo poder crear formularios, autorellenables y en PDF… pero sin meterme en muchas profundidades, ya que solo pretendo apuntar cuatro ideas claras para poder crear, con Libreoffice (Writer) algunos formularios básicos… y explicarlo de la forma más simple posible. Vamos que tenía un finde tonto y se me ocurrió meter las narices en este tema, para ver de qué va la cosa… y estos son, en cierto modo, mis propios apuntes de ‘aficionadillo’ (o ‘tonto’).
Así que vamos allá…

Conceptos previos
Los formularios se pueden usar de diversas maneras. Las típicas son...
a) Para crear un documento, como puede ser un cuestionario, una encuesta, un test, o un examen, que un grupo de personas debería cumplimentar, y devolver.
b) Para, enlazado a una base de datos, normalmente vía web, o por internet, permitir que un usuario procese información. Por ejemplo, una tramitación de pedidos a través de un formulario vinculado, directamente, a una base de datos.
c) Y también, a través de un formulario, se podría consultar la información contenida en una base, o fuente, de datos. Por ejemplo, en una Biblioteca, para localizar libros de temática determinada.
Aquí solo me voy a ocupar del primer punto, que sería algo así como la base general.
¿Y qué se espera obtener de un formulario? Pues, evidentemente, los datos sobre lo que se quiera preguntar, o conocer, y con la idea de que el formulario te va a ayudar a recogerlo de la forma (ordenada) que tu prefieras, lo cual te podrá facilitar enormemente el análisis o archivo de los mismos.
Y estas definiciones previas encierran un primer, e importante, concepto, que es que lo primero que tienes que hacer es dedicar el tiempo necesario para dejarte, muy claro, qué es lo que quieres conseguir a través de un formulario… y cual va a ser su diseño. Es decir, que lo primero es establecer lo que llamaríamos… ‘la estrategia del formulario’
Así que, dicho esto, vamos al asunto.

Primeros pasos para crear un formulario… y primeras decepciones
Para hacerlo más sencillo, vamos a crear formularios utilizando el Writer de LibreOffice, y exportaremos el resultado final a formato PDF.
Así que empecemos abriendo, en Writer, un documento en blanco, y viendo que en la barra de tareas (Archivo, Editar, Ver…) hay un item ‘Formulario’, desde donde podemos trabajar.
Pero, en nuestras primeras experiencias, por no liarnos excesivamente, vamos a ir (en esa misma barra) a Ver y ahí, en Barra de herramientas, marcamos (para que nos aparezcan a la vista) estas dos: Controles de Formulario y Diseño de Formulario.
Ahora aquí ya es cuestión de gustos, pero jugando con Botón derecho ratón y Acoplar (o desacoplar) la barra de herramientas y marcar (o desmarcar) lo de ‘bloquear posición de barra de herramientas’ las podemos llevar donde queramos. A mi, personalmente, me gusta tenerlas desacopladas (de la barra de tareas), y así:

Por cierto, una vez cogido el ‘feeling’, se puede trabajar, directamente, desde el ‘item Formularios’ de la Barra de tareas.

Creando el primer formulario
Un formulario se crea añadiendo ‘Controles de formulario’. Primera idea-clave: para poder trabajar con los ‘Controles’ debe de estar activado el Modo de diseño. Y, porque nos puede resultar muy cómodo, también el ‘Mostrar retícula’, ‘Ajustar a la retícula’ y ‘Lineas de guía al mover’. Se trata, simplemente, de pinchar (cambia a color más sombrío) el segundo y los tres últimos iconos de la barra de herramienta Diseño…

Con esto ya podemos empezar a crear un formulario. Bastaría, simplemente, escribir en Writer el nombre del dato a recabar, y elegir, en Controles de formulario, aquel control (o casilla) que vayamos a añadir, clicar en él y, a continuación, ir al punto del documento donde lo queremos añadir (veremos que nos cambia de forma el cursor, apareciendo una cruz [ + ]) para trazarlo y situarlo. Enseguida propondré un primer ejercicio, para verlo mejor...

Tipos de controles de formulario
Sin entrar en profundidades, la herramienta ‘Controles de formulario’ nos ofrece una serie de iconos que, pasando el ratón, nos los identifica. Como elementos más interesantes tenemos el cuadro de texto, el cuadro de lista, el cuadro combinado, la casilla, el botón, el botón con imagen, el botón de opción, y una serie de campos formateados (de fecha, numérico, horario, monetario, enmascarado, etc)…. Y nos basaremos en ellos para crear el diseño del formulario.
Así que, con el ‘Modo diseño’ activado, estos controles los podremos seleccionar y mover, incluso ‘copiar y pegar’ (las líneas de guía, y los acoplamientos activados, nos facilitan la tarea)
E incluso editarlos, con doble clic nos aparece una ventana de ‘Propiedades del control’ donde, en la pestaña General, podemos cambiar (personalizar) varias cosas.

Pero esto lo voy a dejar para más adelante, ahora vamos a jugar un poco, que es una manera de aprender los principios.
Así que abrimos un documento en Writer, que llamaremos, por ejemplo, ‘Primer formulario’, y en él (para facilitar las cosas), vamos a crear una tabla con 2-3 columnas (y varias filas), donde iremos incorporando diversos controles. El primero será un ‘cuadro de texto’ y, en las filas siguientes, crearemos otros, describiendo someramente lo que hacen, y poniendo un ejemplo. O sea, podría ser una cosa como esta…

Bien pues, para terminar, basta exportar este ejemplito como PDF y abriéndolo, vemos cómo se pueden rellenar esas casillas recreadas. Por cierto, si quieres guardar el formulario cumplimentado, tienes que guardar una copia, el formulario se crea, por defecto, de ‘solo lectura’

Pero hablaba al principio de ‘… y primeras decepciones’…
...y es que la exportación a PDF no mantiene algunas características de los controles… Y, por lo que he probado, ni siquiera lo hace al usar (protegiendo el documento) el formato odt, de texto de Libreoffice… y también hay otras pequeñas incompatibilidades guardándolos en formato docx, de Microsoft Office… por lo que, en resumen, aparecen algunas limitaciones a la hora de personalizar (o usar) algún tipo de control.
Por ejemplo, el tema de las casillas de verificación, y los botones de opción, que son dos controles que se pueden usar mucho en los cuestionarios, puede que no se vea lo que marcas… con lo cual, siendo muy importantes, no tienen ningún valor.
Pero he descubierto que, para que se vean, al exportar a PDF (con Archivo-Exportar a PDF), debemos marcar la casilla General-Archivística (PDF/A, ISO 19005)...

Bueno, al menos esto es lo que pasa en mi PC (y mi Debian).

Pero como no quiero meter mucho rollo, hoy lo voy a dejar aquí. Otro día continuaré viendo los distintos controles (‘casillas’) que podemos ir añadiendo… y sus propiedades (y, si es caso, su problemática), aunque sospecho que, a partir de estas pequeñas ideas, cada uno puede experimentar a su gusto y sacar sus propias conclusiones.

(Por cierto, sobre el pequeño truco de crear los formularios dentro de una tabla, o tablas, lo que hay que hacer, al final, es, con botón derecho… Propiedades (de la tabla) y ocultar sus bordes, para que solo queden visibles el texto y los controles (casillas) incorporados… y entonces queda muy bien).